Tổ chức hội chợ, triển lãm

Tổ chức hội chợ, triển lãm là hoạt động xúc tiến thương mại được thực hiện tập trung trong thời gian và tại 1 địa điểm nhất định nhằm quảng cáo, quảng bá sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của các doanh nghiệp

4

Nhà tổ chức cần lưu ý

Hiện nay có rất nhiều loại hình hội chợ như trade fair, public fair, chuyên ngành, đa ngành nhưng trong thực tế thì hội chợ chuyên ngành là sử dụng rộng rãi nhất vì chúng ta có thể dễ dàng thu hẹp lượng khách hàng mục tiêu cũng như nắm bắt được ý kiến của khách hàng về ngành nhanh nhất. Chủ đề hội chợ sau đó sẽ được chọn cùng với ngành mà chúng ta tổ chức hội chợ.

Thời gian tổ chức phải phù hợp với thời gian của ngành và tránh trùng lặp với các hội chợ khác để không bị phân tán lượng khách hàng mục tiêu, tổ chức trong bao lâu (3-5-7 ngày). Bên cạnh đó chúng ta phải truyền tải rõ ràng mục đích của hội chợ đến với công chúng cũng như các nhà triển lãm.

Địa điểm tổ chức cần thuận tiện cho cả khách hàng lẫn nhà trưng bày, tuy nhiên, chọn nơi tập trung nhiều khách hàng tiềm năng sẽ tuyệt vời hơn.

Sau đó hãy lên một danh sách về khả năng mời khách hàng cũng như nhà trưng bày, liên lạc với cơ quan chỉ đạo, ai sẽ bảo trợ cho hội chợ của bạn và cơ quan đồng tổ chức là những ai?

Chi tiết kỹ thuật

Thiết kế tổng thể cần phù hợp với việc đưa hàng vào ra, phòng cháy chữa cháy. Tối đa diện tích trưng bày tránh bỏ phí quá nhiều khu vực trống, cách bố trí gian hàng phải thuận tiện cho khách hàng trong việc tham quan. Tốt nhất là sử dụng cách bố trí hình tròn hạn chế ngõ rẽ vì như thế chắc chắn một số gian hàng sẽ bị khuất và khách cũng không muốn tham quan. Tuy nhiên hãy xét đến vấn đề mặt tiền của mặt bằng, nếu như khu vực càng nhiều mặt tiền giá sẽ càng cao. Phân khu đường luồng càng rõ ràng càng tốt, trong đó nhất thiết phải có khu chức năng cho ngành, khu dịch vụ (điện nước, ăn uống, vệ sinh, bảo vệ…) khu vực phần hội và khu dành cho quảng cáo.

thiet-ke-thi-cong-dan-dung-gian-hang-hoi-cho-trien-lam-exhibtion-stand-contractor-in-vietnam-exhibition-booth-contractor-in-vietnam

Nguyên tắc trang trí tổng thể

Hội chợ phải tạo được sự thu hút khách từ ngoài vào, vì hội chợ thường được tổ chức ngoài trời (trừ một số hội chợ về công nghệ…) nên chúng ta cần phải bảo đảm cho khách tham quan trong những điều kiện thời tiết xấu. Bố trí khu vực rõ ràng sẽ tạo được sự thoải mái và thích thú cho khách đi trên khu vực không gian hàng, ngược lại trong khu vực có gian hàng không nên bố trí quá tập trung sẽ làm lu mờ các gian hàng.

hinh-1-2010

Quy trình tổ chức

Sau đây là những hạng mục quy trình tổ chức mẫu của hội chợ mà bạn không thể bỏ qua

Chuẩn bị tổ chức

–     Đăng ký địa điểm

–     Đơn vị đồng tổ chức

–     Lên sơ đồ gian hàng và thiết kế sơ bộ tổng thể

–     Đăng ký với địa phương

–     Cơ quan chỉ đạo

–     Cơ quan bảo trợ

–     Các đơn vị cung cấp dịch vụ

–     Thiết kế các phương tiện truyền thông

–     Brochure: cho nhà trưng bày

–     Forms đăng ký

–     Họp báo lần I và bắt đầu mời nhà trưng bày đợt I

–     Mời nhà trưng bày đợt II

–     Mời các khách VIP đợt I

–     Mời khách hàng đợt I + chuẩn bị các chương trình phần hội

–    Thiết kế chi tiết tổng thể

–    Họp báo lần 2 + Mời khách hàng tập trung

–    Họp báo lần 2+ Mời khách hàng tập trung

–    Dàn dựng mặt bằng và dàn dựng tổng thể, mời khách khai mạc và khách VIP

Diễn ra hội chợ

–     Khai mạc: chương trình, truyền thông

–     Chương trình phần hội

–     Điều hành khu vực dịch vụ, thông tin, BTC.

–    Điều tra

–    Sơ kết

–    Bế mạc

Kết thúc hội chợ

–     Thời gian dọn hàng

–     Thời gian dọn mặt bằng

–     Đánh giá tổn thất, phát sinh

–     Đánh giá hội chợ

–     Đánh giá công tác tài chính

–     Quảng bá kết quả hội chợ

–     Xử lý phát sinh

–     Kế hoạch năm sau.

Có một số yếu tố rất quan trọng với một hội chợ – triển lãm. Để thực hiện được trọn vẹn một quy trình như vậy, bạn cần phải có sự tư vấn cụ thể cũng như dàn dựng, set up chương trình từ một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Madona Media là một đơn vị tổ chức sự kiện được thành lập năm 2007 với kinh nghiệm tổ chức hàng nghìn sự kiện lớn nhỏ trên toàn miền Bắc, trong đó bao gồm một lượng lớn Hội chợ – triển lãm. Cùng đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và kho thiết bị hiện đại, chúng tôi luôn làm việc với phương châm “từng chi tiết hoàn hảo sẽ xây dựng nên một sự kiện hoàn hảo”, đi sâu vào từng chi tiết nhỏ để mang đến 1 hình ảnh đẹp nhất, hoàn mỹ nhất, thành công nhất có thể cho chương trình.

Một số chương trình Madona Media thực hiện

gian-hang-bv-tao-expo08

SAMSUNG DIGIMAX A403

hoi-cho-ninh-binh-2015

1-900x600

4-900x600

Tổ chức sự kiện