Quy trình tổ chức sư kiện

Để tổ chức sự kiện dù lơn hay nhỏ cũng đòi hỏi người tổ chức phải nắm bắt những thông tin của sự kiện như mục đích, quy mô, đối tượng hướng đến rồi từ đó lên kế hoạch, kịch bản cũng như các phương án dự phòng trong suốt sự kiện xẩy ra. Chính vì vậy một quy trình tổ chức sự kiện rõ ràng cụ thể chính là chìa khóa để bạn có một kế hoạch hoàn hảo để xây dựng lên những ý tưởng, kịch bản tuyệt vời
Trong đó quy trình tổ chức sự kiện bao gồm:

Thu thập thông tin yêu cầu từ khách hàng:

quy-trinh-to-chuc-su-kien

Trước khi bắt đầu một kế hoạch tổ chức sự kiện bạn phải nắm được những thông tin cơ bản nhất từ khách hàng như: mục đích tổ chức, loại hình tổ chức sự kiện, đối tượng khách hàng sẽ tham dự, số lượng khách là bao nhiêu, vị trí địa điểm tổ chức sự kiên, kinh phí cung cấp là bao nhiêu… Đây là thông tin chìa khóa quan trọng giúp bạn lên kế hoạch ý tưởng sát và đúng với yêu cầu đặt ra nhất.

Phân tích yêu cầu và suy nghĩ ý tưởng cho chương trình tổ chức sự kiện

Làm việc với nhóm thiết kế sáng tạo và dựa vào các thông tin đã thu thập được để phân tích yêu cầu và phát thảo ra những ý tưởng chủ đạo của chương trình và dựa vào đó để phát triển thêm những ý tưởng mới để hình thành một nội dung tổng thể nhất. Thông thường đối với một sự kiện đây được xem như là giai đoạn quan trong nhất bởi vì đây là giai đoạn tạo nên sự khác biệt cho event. Một sự kiện độc đáo với ý tưởng mới lạ sẽ đêm đến cho khách mời sự bất ngờ và những dấu ấn mạnh mẽ. Điều này rất quan trọng đặc biệt là trong các sự kiên như lễ khánh thành hay khai trương.

 Thiết kế cho sự kiên

Giai đoạn này là giai đoạn biến những ý tưởng thành hiện thực. trong đó có các vấn đề như: Địa điểm diễn ra sự kiên, thời gian tổ chức và thời gian kết thúc, chủ đề chính của sự kiên, các hình ảnh background của buổi lễ , trong sự kiên sẽ diễn ra những hoạt động gi, thời gian diễn ra ra sao, …

Lên kế hoạch tổ chức

Đây là lúc mà quy trình tổ chức sự kiện được cụ thể hóa chi tiết nhất. Bạn cần quan tâm các vấn đề như: Ngân sách đầu tư cho sự kiên, nguồn nhân lục thực hiện, các vấn đề về dụng cụ thiết bị trong sự kiện, phân tích rủi ro có thễ xẩy ra và các các kế hoạch dự phòng tránh trường hợp có sự cố bất ngờ gây ảnh hưởng gián đoạn lên sự kiện đang diễn ra

Dàn dựng chuẩn bị sự kiện:

to-chuc-su-kien-event-2

Một sự kiện thường mất ít nhất 2 tuần để thực hiên nó bao gồm rất nhiều các hoạt động chuẩn bị bao gồm các hoạt động như chuẩn bị đồng phục, in banner, thuê người … rất nhiều vấn đề tuy nhiên bạn cần chú ý thường xuyên trao đổi với khách hàng để tránh những mâu thuẫn không đáng có.
Quá trình dàn dựng chuẩn bị được tiến hành tại nơi tổ chức sự kiện. Tốt nhất là trước 1 đến 2 ngày để bạn có thể theo dõi và nắm bắt được tình hình các vấn đề có thể xẩy ra để có kế hoạch chính sác nhất

Kết thúc sự kiện:

Kết thúc sự kiện kiểm tra lại toàn bộ các thiết bị, dụng cụ, sửa chữa lại vật dụng đã dùng, thanh toán hợp đồng cho nhà cung cấp…
Họp rút kinh nghiệm sau khi kết thúc sự kiện: sau khi kết thúc sự kiện thì mỗi bộ phận sẽ viết lại báo cáo và tổng kết lại những kết quả thành công đạt được cũng như là các thiếu sót về quá trình chuẩn bị quá trình diến ra và kết thúc để cùng nhau rút kinh nghiệm cho các sự kiện tiếp theo

Tổ chức sự kiện