Lên chương trình tổ chức sự kiện

Lên một chương trình tổ chức sự kiện được ví von như một trờ chơi xếp hình mà trong đó yêu cầu tỉ mỉ, cẩn trọng đến từng tiểu tiết, người chơi chỉ thành công khi ghép hàng trăm hàng ngàn chi tiết nhỏ để tạo nên một bức tranh hoàn chỉnh cho chương trình tổ chức sự kiện.

to-chuc-su-kien

Có rất nhiều loại sự kiện khác nhau và được tổ chức với những mục đích và vai trò khác nhau trong chiến lược xây dựng công ty hay chỉ đơn giản là những bữa tiệc, liên hoan…Tuy nhiên đối với bất kỳ một loại hình thức tổ chức sự kiện nào muốn thành công thì phải tuân theo những quy trình nhất định. Có thể tạm chia các bước để lên một chương trình tổ chức sự kiên như sau:

Nhận thông tin từ khách hàng hoặc từ cấp trên

Thông qua bước nhận thông tin từ cấp trên hay từ khách hàng, người lên kế hoạch tổ chức sự kiện sẽ nắm được những thông tin cơ bản như: mục đích và lý do tổ chức sự kiện này, thời gian diễn ra, số lượng người tham gia vào sự kiện, đối tượng chính tham gia, các yêu cầu đối với sự kiên và cô số những thông tin liên quan đến sự kiện sắp diễn ra. Từ những thông tin mà bạn thu thập được bạn sẽ đính đướng được những việc cơ bản đầu tiên cần để có thể lên chương chình tổ chức sự kiện đó

Hình thành Concept và theme

Concep là toàn bộ ý tưởng chủ đạo của một sự kiên, nó giống như là linh hồn của sự kiện cho nên bước hình thành Concept rất quan đối với người tỏ chức sự kiện. sau khi đã có Concept bước tiếp theo đó là phát triển theme (chủ đề sự kiên), hiệu ứng về mặt thẩm mỹ, trang trí, hoạt động của sự kiện cho phù hợp với Concept. Có thể nhận thây, nếu Concept là linh hồn thì theme chính là diện mạo của sự kiện đó. Theme cho người tham gia thấy được toàn bộ nội dung cũng như là những hoạt động có thể được tổ chức tại sự kiên.

Một ví dụ để bạn có thể thấy sự tương tác thống nhất giữa Concept và theme đó là trong một hoạt động thể thao ngoài trời Concept có thể là “Tràn đầy năng lượng sống ” thì theme phải thể hiện đươc ý nghĩa của nguồn năng lượng đó qua nhũng gam màu năng động trẻ trung bằng những hình ảnh, poster… hoặc các chương trình cổ động trong sự kiện đang được diễn ra

len-chuong-trinh-to-chuc-su-kien

Viết kế hoach lên ý tưởng tổ chức sự kiện

Từ Concept, người ta phát triển ra những ý tưởng mới sao cho phù hợp nhất với ý tưởng chủ đạo đó là Concept. Sau khi phát triển được các ý tưởng rồi thì người ta sẽ tiến hnhaf phắc thảo kế hoạch dựa trên những ý tưởng đó. Một ý tưởng tốt phải cho khách hàng thấy được sụ khả thi cũng như là những kết quả có thể đạt được khi sự kiện đó kết thúc. Để người đọc có thể hiểu và hình dung được chương trình thông thường bạn phải kèm theo  đó là phông bạt sân khấu, phối cảnh, tơ rơi, dự định bố trí sắp xếp không gian… Càng đầu tư về mặt thiết kế kế hoạch bạn vạch ra càng hấp dẫn và dễ hình dung hơn và cơ hội thành công của bạn sẽ cao hơn.

Thuyết trình kế hoạch tổ chức sự kiện

Sau khi đã hoàn thành bản kế hoạch, các thiết kế và dự trù được mức ngân sách cho Sự kiện, bươc tiếp theo đó là gặp khách hàng/Cấp trên để thuyết trình kế hoạch của mình. Trong buổi thuyết trình, bạn phải cho người nghe thấy được tiến trình thực hiện kế hoạch sẽ như thế nào và mức độ khả thi của nó ra sao. Trong quá trình đó khách hàng/cấp trên sẽ đòi hỏi bạn cho họ thấy được cơ sở đánh giá, đo lường hiệu quả mà sự kiện mang lại cho họ. Nếu kế hoạch tổ chức sự kiện đó mà đáp ứng được mong đợi của họ, về yêu cầu tổ chức, mức độ khả thi, chi phí thì bạn đã có được thành công ở những bước đầu.

ke-hoach-to-chuc-su-kien

Tổ chức triển khai sự kiện

Để triển khai tổ chức một kế hoạch, đòi hỏi bạn phải có nhân sự để tha gia thực hiện. Nhiệm vụ chính bạn – một người quản lý sự kiện  đó là kết nối các bộ phận nhằm thực hiện thông suốt Sự kiện. Bạn chính là người lên các bảng mô tả, phân công công việc, (checklist), tiến độ (schedule) có các thời hạn (deadline) cụ thể… thật chi tiết và giám sát, đôn đốc công việc của từng bộ phận nhằm đảm bảo công tác chuẩn bị thật tốt.

Đánh giá, tổng kết và báo cáo

  1. danh-gia-to-chuc-su-kien

– Quyết toán những chi phí, hạng mục phát sinh thêm bớt, tính toán thù lao, thưởng phạt … sự trong chương trình.
– Tổng kết lại toàn bộ những gì đã làm được, chưa làm đượ và đo lường hiệu quả chương trình như bao nhiêu người tham dự, bao nhiêu người đăng ký mua hàng (nếu có), phản hồi của họ
– Công tác quảng cáo, truyền thông của sự kiện đã tốt chưa, có thu hút hay đáp ứng được nhu cầu của người tham gia hay khách hàng không?…
Đội tham gia tổ chức sự kiện cũng cần tổ chức họp tổng kết từ đó rút kinh nghiệm… càng sớm càng tốt để các sự kiện tiếp theeo được hoàn thiện và giảm thiểu tối đa sai lầm

Tổ chức sự kiện