Các bước tổ chức sự kiện ngoài trời

Tổ chức sự kiện ngoài trời chính là lựa chọn hoàn hảo khi bạn muốn khuếch đại công ty của mình đến nhiều đối tượng và tầng lớp hơn chỉ với những khách mời mà còn chính các người dân đang sinh sống tại đó hay những đối tượng khách hàng khác. Tổ chức sự kiện ngoài trời có rất nhiều ưu điểm như không gian thoáng mát, phong cách hiện đại ở đây bạn có thể tha hồ lựa chon cách bố trí và sắp xếp cho sự kiện và không bị gò bó bỏi không gian chật hẹp tại các phòng tổ chức sự kiện.

to-chuc-su-kien-ngoai-troi

Tuy nhiên để tổ chức sự kiện ngoài trời thành công không hề đơn giản. bạn cần phải quan sát và chú ý rất nhiều yếu tố:

Lựa chợn địa điểm tổ chức sự kiện:

Lựa chọn địa điểm tổ chức là vấn đề vô cùng quan trọng. Người tổ chức cần ăn cứ vào nội dung sự kiên, số lượng khách mời tham gia. Các yêu cầu cần chú ý đến địa điểm như không gian phải đủ lớn để trang trí hay sắp xếp bàn ghế cho khách mời, dịch vụ tốt, an ninh an toàn, thuận tiện di chuyển …

lua-chon-dia-diem-to-chuc-su-kien

Yêu cầu phải có giấy phép cho sự kiện ngoài trời

Giấy phép tổ chức sự kiện là yếu tố đảm bảo sự diễn ra suôn sẻ của buổi lễ không gặp bất cứ trở ngại nào. Bạn cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng và đầy đủ các thủ tục cần thiets như: Công văn tổ chức sự kiện, hợp đồng thuê mượn địa điểm…

Trang trí cho buổi lễ:

Các buổi lễ tổ chức sự kiện ngoài trời là một nơi tuyệt vời để bạn sáng tạo tuy nhiên đây cũng là thử thách không hề nhỏ. Chính vì vậy những ý tưởng độc đáo cần phải phát huy triệt để để trang trí cho không gian ấn tượng nhất. Bạn cần chú ý về mặt hình ảnh, banner quảng cáo để quảng bá cho chính công ty và làm giảm các không gian trống trong buổi lễ

Âm thanh ánh sáng

Âm thanh và ánh sáng chính là thứ để truyền cảm hứng cho khách mời và để lại cho khách mời nhiều ấn tượng. Chính vì vậy bạn cần căn cứ vào không gian thời điểm tổ chức để có cách bố trí hợp lý nhất

anh-sang-su-kien-ngoai-troi

Chuẩn bị các điểm giữ xe cho khách mời

Nếu đơn vị thuê địa điểm có sẵn bãi trong xe thì cần phải thỏa thuận một cách rõ rang để tránh trường hợp đáng tiếc, còn trong trường hợp chưa có thì bạn cần phải căn cứ vào số lượng khách để sắp xếp nơi giữ xe thuận tiện nhất. Nên có người trông giữ và hướng dẫn khách hàng tới địa điểm tổ chức sự kiện

Chạy chương trình:

Tổ chức sự kiện ngoài trời có thể được tổ chức trong các tour du lịch, hội thảo hay các chương trình giao lưu trao giải… chính vì vậy cần phải có chương trình và kịch bản cụ thể để buổi lễ diễn ra 1 cách trơn chu nhất. Các tiết mục văn nghệ hay các show trình diễn đan sen sẽ tạo nên không khí và thu hút sự quan tâm của khan giả

chay-chuong-trinh

Vấn đề an ninh và cấp cứu trong buổi lễ tổ chức sự kiện

Trong buổi lễ tổ chức sự kiện đặc biệt là tổ chức sự kiện ngoài trời thì vấn đề an ninh rất quan trọng. Cần phải phân công đội bảo vệ an ninh và đảm bảo khu vực tổ chức sự kiện không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài và các các phương an đề phòng đối với trường hợp phát sinh vấn đề sức khỏe của người tham gia.

Sự thành công của sự kiện sẽ đem lại cho doanh nghiệp của bạn sự uy tín và là bộ mặt của doanh nghiệp đối với khách hàng. Vì vậy bạn cần phải tổ chức cũng như có các phương án dự phòng cho tất cả các trường hợp có thể xẩy ra trong suốt buổi lễ

Tổ chức sự kiện